Warum Papier sparen im Unternehmen nicht nur Papier spart
Natürlich ist die offensichtlichste Einsparung bei der Digitalisierung von Papierprozessen, die Einsparung von Papier. Doch die StartUps, die digitale Lösungen für die heutige Zettelwirtschaft im Unternehmen anbieten haben viel weitreichendere Ziele. Frei nach dem berühmten Zitat des Telefónica-CEO Thorsten Dirks 2015: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.”
Sebastian Schindler vom Linzer StartUp testify.io weiß aus seiner Praxiserfahrung zu berichten: „Zum Beispiel bei Abnahmen sind die Checklisten oft 50 Seiten lang. Diese werden dann ausgedruckt und abgearbeitet – und wenn eine aktualisierte Liste digital bereitgestellt wird, dann wird dennoch zuerst die andere Liste abgearbeitet, denn die ist schließlich schon ausgedruckt.“
Daher bietet testify.io ein digitales Checklisten-Tool, in welchem man Checklisten anlegen und auch direkt abarbeiten kann. So können die einzelnen Punkte beantwortet, mit Kommentaren und Bildern versehen oder auch zur Nach- oder Weiterbearbeitung delegiert werden. Auf diese Weise sind die digitalen Checklisten auch direkt im Nachgang für weitere Prozesse in einem nutzbaren Format verfügbar, für Protokolle, Abrechnungen u.v.m.
Ähnlich sind auch die Ansätze der anderen beiden StartUps, die bei Innovation.einfach.machen im INN.KUBATOR präsentiert haben – Vestigas steht für eine Welt ohne Papier-Lieferscheine, während Konfuzio, ein Produkt der Helm & Nagel GmbH, Texterkennung auf Bildern dazu nutzt Formulare und andere standardisierte Papierdokumente zu digitalisieren.
Bei der Digitalisierung von Lieferscheinen ist ein entscheidender Vorteil die Erfassung von Zusatzdaten sowie die rechtsichere, digitale und nachvollziehbare Unterschrift. Ein analoger Lieferschein hat oft viele handschriftliche Zusätze, wie Beschädigungen, Mengenabweichungen etc., sowie eine oft unleserliche Unterschrift, die im Nachgang kaum rückverfolgbar ist. All diese handschriftlichen Informationen müssen in der Nachbearbeitung digitalisiert werden, was nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig ist. „Unsere Lösung hingegen gibt direkt die richtigen Daten weiter und kann bspw. auf Knopfdruck eine Rechnung basierend auf der Lieferung erstellen.“ beschreibt Kevin Bieber nur einen der Vorteile von Vestigas.
Mit ihrer auf OCR, also Texterkennung basierenden Software geht Konfuzio die Herausforderung der Digitalisierung von Papierdokumenten noch umfassender an. „Unsere KI kann prinzipiell jedes Dokument lesen und die Daten daraus extrahieren.“ erläutert Christopher Helm und beschreibt weiter, dass die KI vom Kunden auf bestimmte Dokumentenlayouts hin angelernt werden kann und anschließend innerhalb kürzester Zeit alle relevanten Informationen aus dem Dokument erkennt und zur Weiterverarbeitung in anderen Programmen, wie z.B. in der Buchhaltung, zur Verfügung stellt. „Natürlich hat auch unsere Software Grenzen, die unleserliche Unterschrift eines Arztes kann weder Mensch noch Maschine entziffern.“ schmunzelt er.
Das Fazit der vielen Gäste aus unterschiedlichen Unternehmen: Es gibt viele Möglichkeiten, die Papierflut im Unternehmen einzudämmen. Im Gespräch mit den StartUps wurden im Anschluss verschiedene Anwendungsfälle und individuelle Fragestellungen und Herausforderungen diskutiert.
Und in zwei Wochen findet als Anschlussveranstaltung "Innovation.einfach.erklärt | Bildererkennung & OCR" statt und bietet die Gelegenheit noch tiefer in die Technologie einzutauchen und Grundverständnis schaffen. So können Gäste auch eigene Anwendungsfälle im Unternehmen identifizieren und die Komplexität der Einführung neuer Technologien besser begreifen.
Mehr Informationen und Anmeldung unter: innkubator.de/events
INN.KUBATOR PASSAU
