Unser Leben hat sich vor allem im letzten Jahrzehnt enorm gewandelt, was zu großen Teilen auf die weit verbreitete Digitalisierung in den verschiedensten Bereichen zurückzuführen ist. Sowohl im Job als auch im Privaten passiert vieles in digitaler Form. Es erleichtert uns Aufgaben, spart Zeit und Energie, oder bringt uns miteinander in Kontakt.
Ganz egal, ob wir im Internet Kleidung bestellen, Versicherungsgebühren vergleichen, nach dem passenden Handwerker googeln oder unsere Termine per Kalender-App abstimmen. Auch Social Media spielt dabei eine immense Rolle. Denn auf diesem Weg bleiben wir mit Freunden in Verbindung, teilen Urlaubsfotos oder informieren uns über interessante Themen. Ohne all diese digitalen Prozesse, die längst Alltag geworden sind, geht quasi nichts mehr.
Doch wie sieht das im beruflichen Umfeld aus? Während Branchenriesen auf Automatisierung setzen und sich dafür modernster digitaler Tools bedienen, scheinen manche kleine und mittelständische Unternehmen von dieser Entwicklung noch weit entfernt zu sein.
Die Frage ist – wie lange geht das noch gut, ohne auf den Zug aufzuspringen? Und über welche Vor- und Nachteile gilt es, vor einer Umstellung ausführlich nachzudenken? Dazu möchten wir hier einen kurzen Überblick geben.
Was genau man eigentlich unter Digitalisierung versteht
Faktisch interpretiert jeder den Begriff für sich etwas anders, weil er so unterschiedliche Gesichter hat. Deshalb macht es Sinn, einmal etwas genauer hinzusehen. Zum einen bezeichnet man damit den Ersatz von zuvor analogen Prozessen durch moderne, computergestützte Systeme.
Dazu zählt demnach, sämtliche Informationen wie Text, Sprache oder Bild in das digitale Gegenstück umzuwandeln – also beispielsweise Formulare nicht weiter händisch auszufüllen, sondern das am Computer über eine digitale Vorlage zu tun. Dieser Wechsel vereinfacht die Datenverarbeitung um ein Vielfaches und sorgt gleichzeitig für eine sichere Speicherung.
Informationen einfach zugänglich machen und problemlose Kommunikation ermöglichen
Digitalisierung meint jedoch auch, Informationen über das Internet leicht und grenzenlos zugänglich zu machen und die problemlose Kommunikation rund um den Globus zu ermöglichen. Man kann zudem sagen, dass digitale Technologien sowohl die soziale als auch die geschäftliche Interaktion transformieren.
Mit der Digitalisierung werden neue Einnahmequellen geschaffen, während alte wegfallen. Zudem trägt sie dazu bei, Abläufe zu beschleunigen, Ressourcen zu bündeln und Kosten zu mindern.
Auf welchen Ebenen Digitalisierung im Betrieb stattfindet
Übertragen wir diese Definition auf die Struktur eines Unternehmens, so hat es zum einen die Möglichkeit, seine Arbeitsabläufe mithilfe digitaler Systeme zu modernisieren. Wie sich das im Alltag genau gestaltet, hängt stark von der jeweiligen Branche und vom konkreten Grad der Digitalisierung ab.
Es ist zum Beispiel denkbar, dass ein papierloses Büro umgesetzt wird, in dem sämtliche Akten nur noch in Form von Dateien vorliegen. Oder dass in der Logistik Computerprogramme mit Echtzeit Einsatz finden, um Lager- und Transportkapazitäten optimal zu nutzen.
Zahlreiche Möglichkeiten in verschiedenen Gewerbearten
Im produzierenden Gewerbe werden die Bestände digital verwaltet, während man im Handwerk vielleicht lediglich die Angebotserstellung und Buchhaltung digitalisiert. Es gibt hierbei kein richtig und falsch, weil sowohl der betriebliche Kontext als auch die wirtschaftlichen Möglichkeiten individuell sind.
Zum anderen bedeutet Digitalisierung im Betrieb aber auch, die verbreiteten digitalen Medien zu nutzen, um sich und sein Angebot zu zeigen und so mit der Konkurrenz Schritt halten zu können. Hierunter fällt unter anderem die Nutzung von Online-Marketing-Maßnahmen wie Suchmaschinenoptimierung oder Google-Ads.
Sichtbarkeit im Netz ist heutzutage unabdingbar
Heutzutage stellen wir fest, dass fast jedes Unternehmen – mag es auch noch so klein oder traditionell sein – online in irgendeiner Weise auffindbar ist und Interessenten damit die Option bietet, mit ihm in Kontakt zu treten. Die Gründe dafür sind schnell erklärt – denn man hat inzwischen kaum mehr eine Chance, Bekanntheit zu erlangen und neue Kunden zu generieren, wenn man im Netz nicht sichtbar ist.
Ganz besonderes Augenmerk kommt dabei dem Ranking auf bekannten Suchmaschinen wie Google, Bing und weiteren zu. Wer es schafft, hier ganz oben auf die Top-Ergebnisse zu kommen, sobald potentielle Kunden Suchbegriffe eingeben, verschafft sich einen Vorteil. Nicht nur die Bekanntheit und das damit verbundene Branding einer Marke wird gesteigert. Man gewinnt auch einen Vertrauensvorschuss und kommt viel besser an Neukunden oder Geschäftspartner heran.
Aufbau weiterer Geschäftsbeziehungen und Kooperationen
Wer eine gute Auffindbarkeit im Netz vorweist und zusätzlich durch seinen Online-Auftritt überzeugt, muss nicht auf seinen regionalen Kunden- und Wirkungskreis beschränkt bleiben. Dazu gehört beispielsweise der Kreis, den er über klassische Printwerbung im Einzugsgebiet erreicht. Somit ergeben sich Optionen zur Expansion und zum Aufbau weiterer Geschäftsbeziehungen und Kooperationen.
In manchen Fällen verlagert eine Firma ihre Tätigkeit sogar komplett ins Internet, indem sie beispielsweise nur noch einen Webshop betreibt und ihren Standort in der Innenstadt schließt. Die digitale Infrastruktur kostet Unternehmen in der Regel weniger als die Miete für stationäre Räumlichkeiten.
Auch traditionelle Angebote wie Spielhallen sind betroffen
Nicht nur Ladengeschäfte für Mode bekommen Konkurrenz aus dem Internet. Auch traditionelle Angebote wie z.B. Spielhallen, die seither das Stadtbild geprägt haben, müssen gegen virtuelle Mitbewerber kämpfen. Diese nennen sich unter anderem LeoVegas, bieten oft hunderte Automatenspiele und werben mit attraktiven Boni um Neukunden.
Dieses Beispiel macht deutlich, wohin der zukünftige Trend geht und worauf sich die Zielgruppe immer mehr fokussiert. Hinzu kommt, dass es auf lange Sicht sogar das finanzielle Aus für manche Unternehmen aus dem Mittelstand bedeuten kann, deren Digitalisierungs-Möglichkeiten per se beschränkt sind.
Welche Chancen und Risiken sich daraus ergeben
Neben einer besseren Wettbewerbsfähigkeit durch sinnvolle Investitionen in SEO-Marketing profitieren Unternehmen vor allem dann von der Digitalisierung, wenn sie damit eine erhebliche Effizienzsteigerung erzielen. Das heißt, dass Prozesse optimiert werden, Automatisierung von Vorgängen stattfindet und man daher produktiver wirtschaften kann, weil Kosten wirkungsvoll gesenkt werden.
Ist die Digitalisierung im Betrieb erst einmal weit genug vorangeschritten, können außerdem weitere Neuerungen unkompliziert implementiert werden, wodurch eine höhere Flexibilität gegeben ist. Das macht es einfacher, sich möglichst zeitnah an veränderte Gegebenheiten auf dem Markt, neue Trends und Kundenwünsche anzupassen. Dadurch ist ein Zeitvorsprung vor den Mitbewerbern möglich.
Professionelle Planung und Beratung sind wichtig
Bevor man an diesem Punkt anlangt, muss jedoch entsprechend viel Geld in die Umstellung investiert werden, was zunächst einmal einen immensen Kostenfaktor darstellen kann. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, sich professionell beraten zu lassen, welche Maßnahmen lohnenswert sind.
Zu verschweigen ist ebenso wenig, dass die Automatisierung vielerorts mit dem Verlust von Arbeitsplätzen einhergehen kann. Auch wenn es an anderer Stelle natürlich wieder Fachleute für die Programmierung und Instandhaltung all dieser intelligenten Computersysteme braucht.
