Kommunale Verwaltungsvorgänge werden ja gerne mit hohen Papierbergen und veralteten Faxgeräten gleichgestellt. Das gehört in Schönberg der Vergangenheit an, was den Eingang von Rechnungen, Signaturen, die Ablage und Zahlungsausführung betrifft. Mit der digitalen Anordnungsabwicklung OK.FINN ist Zukunftssicherheit eingekehrt.
Robert Maier ist sowohl IT-Fachmann als auch ehemaliger Chef von Kasse und Mahnwesen. Da Kommunen mittlerweile ohnehin verpflichtet sind, elektronische Rechnungen zu akzeptieren und für überörtliche Rechnungsprüfungen Daten bereitzustellen, war der Schritt nur logisch, die Abwicklung im Haus gleich komplett digital zu gestalten. Unterm Strich bedeutet das, dass Papier hier der Vergangenheit angehört.
Robert Maier (h.v.l.) und Bürgermeister Martin Pichler sind sich sicher, dass Kommunen noch digitaler werden müssen. Von Rechnungseingang bis Hundesteuer werden Abläufe nun ohne Papierkram verwaltet und gesichert. Mitarbeitende wie Isabell Molz können nun Anweisungen entgegennehmen und weiterreichen, ohne dass gedruckt, gescannt, gelocht oder geheftet werden muss.
Um das rechtssicher und reibungslos zu gestalten, bedarf es kompetenter Programme und hoher Sicherheitsvorgaben. Eine digitale Signatur – selbst aus dem Homeoffice – muss so belastbar sein wie die eigenhändige Unterschrift eines Mahnschreibers oder Zahlungsanweisenden. Die gesamte Abwicklung von Eingang und Weitergabe bis zur Sicherung in einer verschlüsselten Cloud samt Backupfunktion benötigt die Verlässlichkeit eines brandgeschützten Tresors im abgeschlossenen Archivkeller.
Das kostet zunächst zwar Geld, zahlt sich nach Ansicht von Robert Maier aber andererseits durch rundere Abläufe, weniger Suchaufwand nach Akten und Belegen und durch die Einsparung von Papier, Toner und Lagerräumen wieder aus.
Markt Schönberg
